Cómo planificar una mudanza de oficina con un responsable y un plano

Mudar una casa ya es complicado, pero en una oficina hay además gente esperando que mañana a las nueve el wifi funcione, el teléfono suene y cada mesa tenga su ordenador. Una vivienda perdona una semana de caos, pero un negocio no.

Por eso una mudanza de oficina se parece más a un proyecto que a un traslado. Hay un presupuesto, un calendario, un responsable y una lista de cosas que no pueden fallar.

Cuánto cuesta una mudanza de oficina

Según Habitissimo, el coste medio ronda los 700 euros, con un rango que va de 260 a 2.500. Es una media poco útil, porque depende del tamaño. Para una oficina de unos 200 metros cuadrados, los ejemplos son estos:

Tipo de traslado	Precio orientativo (200 m²)
Local, unos 20 km	Unos 1.200 €
Provincial, unos 80 km	Unos 1.400 €
Nacional, unos 300 km	Unos 1.700 €
Nacional con desmontaje y montaje	Unos 2.200 €
Internacional, unos 1.200 km	Unos 3.000 €

Lo que más cambia el resultado final son los extras. Habitissimo añade que, si embala la empresa, el precio puede subir hasta un 30 %, que desmontar los muebles antes puede sumar un 20 % y que el seguro suele suponer entre el 1 y el 2 % del precio del traslado. Si hay cajas fuertes o equipamiento pesado, puede hacer falta una grúa, con un coste desde unos 100 euros.

Con más de cinco puestos, conviene planificar con dos meses

Habitissimo recomienda planificar con varias semanas de antelación y, para locales comerciales, habla de entre tres y cuatro. Si tu empresa tiene más de cinco o seis puestos, lo prudente es empezar con dos meses.

1. 8 a 6 semanas antes. elige fecha, revisa el contrato de la oficina actual y su preaviso, y busca presupuestos.
2. 6 a 4 semanas. contrata la mudanza, la conexión a internet y la telefonía en la nueva oficina, y designa un responsable.
3. 4 a 2 semanas. avisa a clientes y proveedores, prepara el plano del nuevo espacio y empieza a depurar archivos.
4. La última semana. haz copias de seguridad, etiqueta puestos y equipos, y confirma horarios con la empresa y con el edificio.
5. El día de la mudanza. supervisa con el plano y el inventario en la mano.
6. La semana después. revisa daños, resuelve incidencias y termina las gestiones administrativas.

La mudanza la dirige una persona, con un plano de los puestos

Nombra a una persona que decida y que tenga tiempo para ello. Será quien hable con la empresa de mudanzas, con el edificio y con la compañía de internet, y quien resuelva las dudas del equipo.

Pide el plano del nuevo espacio, numera los puestos y asigna cada mesa a una persona. Pega una etiqueta con ese número en cada caja, cada equipo y cada mueble. Así, cuando llegue el camión, cada cosa va directa a su sitio y nadie tiene que preguntar adónde va lo suyo.

La informática y el teléfono se resuelven antes del traslado

Esta es la parte más delicada de la mudanza, porque sin informática ni teléfono nadie puede trabajar el lunes. Antes del día D conviene dejar hechas estas cosas:

• Haz una copia de seguridad completa de servidores y equipos. Guarda otra fuera del edificio.
• Contrata internet y telefonía en la nueva oficina con margen, porque las altas pueden tardar semanas.
• Pide al informático que desmonte, etiquete y vuelva a montar los equipos. No lo dejes para el empleado más manitas.
• Prepara un plan por si algo falla el primer día, como portátiles, datos móviles o un número de contacto.
• Si manejas datos personales, los archivos físicos y los discos deben viajar con control. El traslado de documentación sensible debe estar cubierto por las medidas de seguridad que exige el RGPD.

Antes de que cada equipo salga, pregunta si lo necesitas. La mudanza es un buen momento para renovar lo que ya está viejo.

A quién hay que avisar del cambio de oficina

Estos son los trámites que suelen hacer falta:

• Hacienda. El cambio de domicilio fiscal se comunica con el modelo 036 o 037, en el plazo general de un mes desde el día siguiente al cambio, según la Agencia Tributaria.
• Domicilio social. Si es una sociedad y cambia el domicilio social, hace falta el acuerdo correspondiente y su inscripción. Pregunta a tu gestoría.
• Licencias y permisos. La actividad en el nuevo local puede necesitar licencia o declaración responsable en el ayuntamiento.
• Seguros, bancos y suministros. Cambia la póliza, la dirección en el banco y las altas de luz, agua e internet.
• Clientes y proveedores. Avísales con tiempo, por correo y en la firma de los mensajes.
• Web, Google y redes. Cambia la dirección en la web, en la ficha de empresa de Google, en facturas y en la papelería.

Si te mudas sin avisar, es lógico que algún cliente siga yendo a la dirección antigua.

Qué pedir a la empresa que se encarga

Hay empresas de mudanzas que trabajan solo con oficinas y empresas que se dedican a particulares. Para una oficina, pide a la empresa experiencia con este tipo de traslados, un seguro de responsabilidad civil y de transporte, y un presupuesto por escrito que detalle el servicio. Las reglas son las mismas que para una vivienda y las tienes en cómo elegir una empresa de mudanzas.

Pregunta además si pueden trabajar fuera del horario de la oficina, de noche o en fin de semana. Es lo que suelen pedir las oficinas que no pueden parar un día laborable.

El día de la mudanza hay una lista que seguir

1. Confirma con el edificio el uso del ascensor, los horarios y los accesos.
2. Revisa que cada puesto esté vaciado y etiquetado antes de que llegue la empresa.
3. Haz fotos del estado de los muebles y equipos.
4. Supervisa la carga con el inventario y comprueba lo que sale.
5. En la oficina nueva, ten a alguien con el plano para guiar la descarga.
6. Conecta primero lo esencial, como la red, los teléfonos, las impresoras y los puestos clave.
7. Anota los daños el mismo día, antes de firmar el albarán.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una mudanza de oficina?

La media ronda los 700 euros según Habitissimo, con un rango de 260 a 2.500. Para unos 200 m² va de unos 1.200 a 3.000 euros según la distancia.

¿Con cuánta antelación hay que planificarla?

Habitissimo recomienda varias semanas y, para locales comerciales, entre tres y cuatro. Si tu empresa tiene más de cinco o seis puestos, lo prudente es empezar con dos meses.

¿Hay que avisar a Hacienda del cambio de domicilio?

Sí, con el modelo 036 o 037, generalmente en el plazo de un mes desde el cambio.

¿Se puede hacer la mudanza en fin de semana?

Sí, y es una opción frecuente en oficinas que no pueden parar entre semana. Pregunta a la empresa por la disponibilidad y por si hay recargo.

¿Quién debe supervisar el traslado?

Un responsable interno, con el inventario y el plano del nuevo espacio en la mano. No delegues en la empresa lo que solo tú sabes.

Información revisada en octubre de 2026. Los precios son orientativos.